Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Lügde

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Lügde kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Für rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Lügde steht die zentrale E Mail-Adresse stadt-luegde@vps.luegde.de zur Verfügung.

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Lügde wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen gewahrt bleiben, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als stadt-luegde@vps.luegde.de senden.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Lügde eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Lügde eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Lügde für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Lügde elektronisch und zwar ausschließlich an die E-Mail-Adresse stadt-luegde@vps.luegde.de übermittelt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur“ ersetzt (siehe auch das Internetangebot des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnlogie).

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Lügde unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten “Öffentlichen Schlüssel”. Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form” ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Lügde kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
  • Bundesnotarkammer
  • DATEV eG Zertifizierungsstelle
  • D-Trust GmbH (einschl. Chamber-Sign und Secoda)
  • TC Trust Center GmbH
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • Deutscher Sparkassenverlag GmbH, Geschäftsfeld S-Trust

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
  • Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Lügde und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie beispielsweise anderen Behörden oder Institutionen.

Den öffentlichen Schlüssel der Stadt Lügde für das Postfach der Virtuellen Poststelle stellen wir Ihnen zum Download zur Verfügung.

Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail Programms, um verschlüsselt mit der Stadt Lügde E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Lügde übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Lügde in Ihr E-Mail Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse stadt-luegde@vps.luegde.de auswählen.

Die Stadt Lügde verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifkatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für die Stadt Lügde konkludent einen elektronischen Zugang für rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen (Beispiel: zur Bekanntgabe von Verwaltungsentscheidungen = Bescheiden). Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber der Stadt Lügde widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail-Adresse oder per Briefpost eröffnen.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:

Ordnung und Soziales, Fachgebiet: Ordnung, Standesamt
Standesbeamter
Am Markt 1
32676 Lügde
Telefon:  05281 770834
Fax:  05281 9899834
E-Mail:  m.hahn@luegde.de
Raum:  011 (Erdgeschoss)
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Datei-Download Öffentlicher Schlüssel als .cer-Datei (2 kB)

Sie können sich den Schlüssel auch aus dem Webangebot d-trust.net herunterladen. Bitte wählen Sie dort das untere Zertifikatsdownload.

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